NOTARIUSZ

DOKUMENTY

Zakres dokumentów wymaganych przy dokonywaniu poszczególnych czynności notarialnych zależy od rodzaju i treści zamierzonej czynności, stanu prawnego oraz okoliczności faktycznych konkretnej sprawy; w każdym przypadku jest on ustalany indywidualnie przez Notariusza lub pracownika Kancelarii w Białymstoku.

Osoba biorąca udział w czynności notarialnej powinna posiadać przy sobie ważny dokument tożsamości (dowód osobisty, paszport, karta pobytu wydana cudzoziemcowi).

Jeżeli akt notarialny, który ma być sporządzony, dotyczy:

• czynności mającej za przedmiot nieruchomość,
• prawo użytkowania wieczystego albo
• spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu (dla którego prowadzona jest księga wieczysta),

Poniżej przykładowy wykaz dokumentów wymaganych przy dokonywaniu poszczególnych czynności wraz z niezbędnymi informacjami.

1. SPRZEDAŻ LUB DAROWIZNA NIERUCHOMOŚCI:

• numer księgi wieczystej,
• podstawa nabycia, czyli jeden z wymienionych dokumentów: wypis aktu notarialnego umowy sprzedaży, darowizny, ostateczny akt własności ziemi, prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub wypis aktu poświadczenia dziedziczenia + tytuł prawny spadkodawcy,
• zaświadczenie naczelnika urzędu skarbowego stwierdzające, że podatek od spadków i darowizn został zapłacony lub że nabycie jest zwolnione od podatku albo że zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia – w sytuacji, gdy nabycie nastąpiło w drodze spadku lub zasiedzenia przed dniem 1 stycznia 2007 r., a po dniu 1 stycznia 2007 r. – także w drodze darowizny, polecenia darczyńcy, nieodpłatnego zniesienia współwłasności i zachowku,
• wypis z rejestru gruntów, budynków,
• wypis z rejestru gruntów wraz z wyrysem z mapy ewidencyjnej przy zakładaniu nowej księgi wieczystej lub odłączaniu działki gruntu z dotychczasowej księgi wieczystej,
• ostateczna decyzja zatwierdzająca podział nieruchomości, mapa z projektem podziału nieruchomości i wykaz zmian gruntowych,
• zaświadczenie z Urzędu Gminy/Miasta, na terenie, której położona jest nieruchomość o przeznaczeniu gruntów w planach zagospodarowania przestrzennego lub o braku takiego planu wraz z informacją czy nieruchomość objęta jest decyzją o warunkach zabudowy, decyzją o ustaleniu lokalizacji inwestycji celu publicznego, uchwałą rady gminy o wyznaczeniu obszaru rewitalizacji lub Specjalnej Strefy Rewitalizacji,
• ostateczna decyzja o warunkach zabudowy lub ostateczna decyzja zatwierdzająca projekt budowlany i udzielająca pozwolenia na budowę,
• zaświadczenie czy nieruchomość objęta jest uproszczonym planem urządzenia lasu lub decyzją określającą zadania z zakresu gospodarki leśnej,
• zaświadczenie o wymeldowaniu się przy nieruchomościach zabudowanych,
• dane osobowe kupujących i sprzedających, obdarowanych (imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, seria i numer dowodu osobistego lub paszportu, PESEL, adres zamieszkania),
• wartość rynkowa nieruchomości (cena sprzedaży),
• warunki i data wydania nieruchomości,
• numer konta bankowego sprzedającego;
• w przypadku gdy zakup jest finansowany ze środków pochodzących z kredytu bankowego - oświadczenie banku o udzieleniu kredytu wraz z pełnomocnictwami osób, których podpisy znajdują się na tym oświadczeniu oraz umowa kredytowa,
• informacja czy ma być ustanowiona służebność mieszkania dla darczyńców,
• przy sprzedaży nieruchomości zabudowanej świadectwo charakterystyki energetycznej, jeżeli zostało sporządzone.

2. DOKUMENTY WYMAGANE OD ROLNIKA PRZY NABYCIU ZIEMI ROLNEJ:

• oświadczenie nabywcy o osobistym prowadzeniu gospodarstwa rolnego oraz o łącznej powierzchni użytków rolnych w danej gminie wchodzących w skład gospodarstwa rolnego (należy uwzględnić datę, od której prowadzone jest gospodarstwo),
• zaświadczenie o zameldowaniu na pobyt stały (data od kiedy),
• dokumenty potwierdzające wykształcenie rolnicze,
• w przypadku braku wykształcenia rolniczego należy przedstawić dokument potwierdzający posiadane wykształcenie oraz udokumentować staż pracy w rolnictwie (zaświadczenie właściwej jednostki organizacyjnej Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego o podleganiu ubezpieczeniu społecznemu rolników lub dokumenty potwierdzające: prowadzenie działalności rolniczej - akt notarialny, prawomocne orzeczenie sądu, wypis z księgi wieczystej, zaświadczenie właściwego wójta (burmistrza lub prezydenta miasta), inne dokumenty, w tym oświadczenia, potwierdzające łączną powierzchnię, położenie i stan prawny posiadanego gospodarstwa rolnego, zatrudnienie w gospodarstwie - świadectwo pracy,
• kopia umowy dzierżawy z datą pewną (jeśli jest dzierżawa).

3. SPRZEDAŻ LUB DAROWIZNA LOKALU Z KSIĘGĄ WIECZYSTĄ:

• numer księgi wieczystej,
• podstawa nabycia, czyli jeden z wymienionych dokumentów: wypis aktu notarialnego umowy sprzedaży, darowizny lub umowy ustanowienia odrębnej własności lokalu, prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub wypis aktu poświadczenia dziedziczenia + tytuł prawny spadkodawcy,
• zaświadczenie naczelnika urzędu skarbowego stwierdzające, że podatek od spadków i darowizn został zapłacony lub że nabycie jest zwolnione od podatku albo że zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia – w sytuacji, gdy nabycie nastąpiło w drodze spadku lub zasiedzenia przed dniem 1 stycznia 2007 r., a po dniu 1 stycznia 2007 r. – także w drodze darowizny, polecenia darczyńcy, nieodpłatnego zniesienia współwłasności i zachowku,
• dane osobowe kupujących i sprzedających, obdarowanych (imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, seria i numer dowodu osobistego lub paszportu, PESEL, adres zamieszkania),
• zaświadczenie zarządcy nieruchomości o braku zaległości w opłatach eksploatacyjnych,
• zaświadczenie, że w lokalu nikt nie jest zameldowany,
• wartość rynkowa lokalu,
• warunki i data wydania lokalu,
• numer konta bankowego sprzedającego.
• w przypadku gdy zakup jest finansowany ze środków pochodzących z kredytu bankowego - oświadczenie banku o udzieleniu kredytu wraz z pełnomocnictwami osób, których podpisy znajdują się na tym oświadczeniu oraz umowa kredytowa,
• informacja czy ma być ustanowiona służebność mieszkania dla darczyńców,
• przy sprzedaży świadectwo charakterystyki energetycznej, jeżeli zostało sporządzone.

4. SPRZEDAŻ LUB DAROWIZNA SPÓŁDZIELCZEGO WŁASNOŚCIOWEGO PRAWA DO LOKALU:

• podstawa nabycia, czyli jeden z wymienionych dokumentów: przydział lokalu lub wypis aktu notarialnego umowy sprzedaży, darowizny, pismo Spółdzielni o przekształceniu prawa lokatorskiego na własnościowe, umowa o ustanowienie spółdzielczego własnościowego lub lokatorskiego prawa do lokalu, prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub wypis aktu poświadczenia dziedziczenia,
• zaświadczenie naczelnika urzędu skarbowego stwierdzające, że podatek od spadków i darowizn został zapłacony lub że nabycie jest zwolnione od podatku albo że zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia – w sytuacji, gdy nabycie nastąpiło w drodze spadku lub zasiedzenia przed dniem 1 stycznia 2007 r., a po dniu 1 stycznia 2007 r. – także w drodze darowizny, polecenia darczyńcy, nieodpłatnego zniesienia współwłasności i zachowku,
• numer księgi wieczystej, jeżeli została założona,
• zaświadczenie Spółdzielni o tym, iż przedmiotowy lokal przysługuje na zasadach prawa własnościowego oraz że dla lokalu nie jest założona księga wieczysta lub jest założona księga wieczysta,
• zaświadczenie Spółdzielni o braku zaległości w opłatach eksploatacyjnych,
• zaświadczenie Spółdzielni informujące o numerze działki na której usytuowany jest budynek i numerze księgi wieczystej założonej dla tej działki,
• dane osobowe kupujących i sprzedających, obdarowanych (imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, seria i numer dowodu osobistego lub paszportu, PESEL, adres zamieszkania),
• zaświadczenie, że w lokalu nikt nie jest zameldowany,
• wartość rynkowa lokalu (cena sprzedaży),
• warunki i data wydania lokalu,
• numer konta bankowego sprzedającego,
• w przypadku gdy zakup jest finansowany ze środków pochodzących z kredytu bankowego - oświadczenie banku o udzieleniu kredytu wraz z pełnomocnictwami osób, których podpisy znajdują się na tym oświadczeniu oraz umowa kredytowa,
• przy sprzedaży świadectwo charakterystyki energetycznej, jeżeli zostało sporządzone.

5. TESTAMENT:

• dane osobowe sporządzającego testament (imiona, nazwisko, imiona rodziców, seria i numer dowodu osobistego lub paszportu, PESEL, adres zamieszkania, data urodzenia),
• dane osoby powoływanej do spadku (imiona, nazwisko, imiona rodziców, PESEL, data urodzenia);
• jeśli testament zawierać ma zapis windykacyjny – szczegółowe informacje dotyczące przedmiotu zapisu.

6. PEŁNOMOCNICTWO DO SPRZEDAŻY NIERUCHOMOŚCI:

• dane osobowe mocodawcy (imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, seria i numer dowodu osobistego lub paszportu, PESEL, adres zamieszkania),
• dane osobowe pełnomocnika (imiona, nazwisko, imiona rodziców, PESEL, adres zamieszkania),
• dane dotyczące nieruchomości, numer księgi wieczystej.

7. AKT POŚWIADCZENIA DZIEDZICZENIA:

• odpis skrócony aktu zgonu spadkodawcy,
• odpis skrócony aktu małżeństwa spadkodawcy,
• odpisy skrócone aktów urodzenia spadkobierców, którzy nie zmienili nazwiska,
• odpisy skrócone aktów małżeństwa spadkobierców, którzy zmienili nazwisko, np. w związku z wstąpieniem w związek małżeński,
• testament spadkodawcy, jeżeli został sporządzony,
• numer PESEL zmarłego oraz ostatnie miejsce zwykłego pobytu spadkodawcy,
• informację o składnikach majątku pozostałego w spadku, dla których są założone księgi wieczyste (potrzebne są numery ksiąg wieczystych.

8. UMOWA MAJĄTKOWA MAŁŻEŃSKA (np. intercyza):

• odpis skrócony aktu małżeństwa w przypadku gdy jest zawierana po zawarciu małżeństwa,
• dane osobowe (imiona, nazwisko, imiona rodziców, seria i numer dowodu osobistego lub paszportu, PESEL, adres zamieszkania).

9. OŚWIADCZENIE O ODRZUCENIU LUB PRZYJĘCIU SPADKU:

• odpis skrócony aktu zgonu spadkodawcy,
• informacje dotyczące pozostałych spadkobierców (imiona, nazwisko, adres zamieszkania).

Dokumenty należy dostarczyć do Kancelarii Notarialnej w Białymstoku odpowiednio wcześniej przed umówionym terminem dokonania czynności. Na etapie przygotowywania projektu aktu notarialnego wystarczające będzie posłużenie się kopiami dokumentów, które mogą Państwo dostarczyć w dogodny dla siebie sposób: osobiście, przesyłką pocztową, kurierską lub drogą elektroniczną. Oryginały dokumentów powinny zostać przedłożone notariuszowi najpóźniej w dniu czynności.

Wszelkie informacje dotyczące planowanej czynności oraz dokumentów koniecznych do jej dokonania uzyskają Państwo w sekretariacie Kancelarii w Białymstoku, a w sprawach mniej zawiłych także telefonicznie lub drogą mailową.